Heeft u een vraag over de werkwijze, inkoop, monitoring, contracten etc. in Utrecht West? Inkoop en Monitoring Utrecht West inventariseert veelgestelde vragen in de regio en geeft antwoord.

Staat uw vraag er niet bij, of heeft u een andere vraag? Neem dan gerust contact met ons op.

Vraag en Antwoord

Hoe kan ik in contact komen met Utrecht West?
U kunt contact met ons opnemen via de contactpagina.


Waar vind ik de contactgegevens van de wijkteams en back-office?
De contactgegevens van de wijkteams en back-office worden bijgehouden in de Factsheet Toegang tot zorg. Deze factsheet wordt regelmatig bijgewerkt, zodat de meest up-to-date gegevens bekend zijn.
Factsheet toegang tot zorg

Is voor het inzetten van categorie 1.01 Advies en Expertise een beschikking nodig?

Deze categorie kan worden ingezet als een extern advies nodig is ter onderbouwing van de ingezette hulp. De consulent weegt daarbij af of het verkregen advies kwalitatief passend is om de juiste zorg te kunnen indiceren.
Voor de inzet van deze categorie is geen aparte beschikking nodig, maar wel een toewijzing. Het betreft hier een extern advies ten behoeve van de uiteindelijke beschikking.
NB: Voor het toewijzingsbericht is het van belang vooraf de gemaakte afspraken met de expert schriftelijk vast te leggen.


Er wordt regelmatig een beschikking afgegeven voor dyslexie behandelingen. De looptijd voor deze behandeling wordt over het algemeen aangevraagd op twee jaar. Kan er voor deze periode één beschikking worden afgegeven?

Het meest zuivere is verlengen. Praktisch is het een ander verhaal. Eigenlijk geef je een opdracht voor een jaar af en daarna nog een jaar. Je kan de opdracht afgeven voor de duur van de behandeling, twee jaar dus. 


Moet er bij het openen van een vervolg GGZ traject een nieuwe verwijzing geregistreerd worden? Of mogen dezelfde verwijsgegevens geregistreerd worden waarmee de patiënt initieel verwezen werd?
Een vervolg GGZ traject is dezelfde behandeling alleen heeft men er meer tijd voor nodig dan een jaar waarbij het eerste GGZ traject meestal wordt afgesloten na een jaar. Dit kan met dezelfde beschikking zolang het ook dezelfde behandeling betreft en de diagnose niet is gewijzigd. Een gewijzigde diagnose betekent dat een nieuwe verwijzing dient te worden afgegeven.


Hoe ontvang ik een toewijzings- of beschikkingsnummer?
Bij een verwijsbrief van de (huis)arts zit geen toewijzingsnummer (beschikkingsnummer), deze wordt afgegeven door de gemeente. Om te kunnen declareren heeft u een toewijzingsnummer nodig.
Wanneer u een verwijsbrief heeft van een medisch specialist (bijv. huisarts) dient u een toewijzingsbericht aan te vragen bij de gemeente. Dien via Vecozo een Verzoek om Toewijzing (315 bericht) in om een toewijzing aan te vragen. Vervolgens kunt u op basis van dit nummer de declaratie indienen in Vecozo.
Mocht het via Vecozo niet lukken dan kunt u contact opnemen met de betreffende gemeente. Gelieve binnen een week na aanmelding van de cliënt het eerste contact te leggen met de betreffende gemeente. U kunt contact opnemen met de contactpersonen, deze staan in de Factsheet toegang tot zorg.


Hoe worden beschikkingen afgegeven?
Beschikkingen worden middels de zorgapplicaties (GWS, Civision iSamenleving of Aeolus van de gemeenten opgesteld. Deze beschikkingen worden door de zorgapplicaties in een bericht geplaatst welke overgezet (uploaden) moeten worden naar het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGK). Het gaat hier om de toewijzingsberichten met de codes WMO301 en iJW301. Het GGK zorgt ervoor dat de berichten naar het VECOZO netwerk worden gezet zodat de zorgaanbieders de berichten kunnen krijgen met daarin het toewijzingsnummer en de benodigde gegevens.

Moet ik bij SGGZ-trajecten (gestart per 1-1-2018) voor cliënten een diagnose vastleggen?

Ja, indien voor cliënten een diagnose is vastgesteld dan dient deze bij uw zorginstelling vastgelegd te worden. Met betrekking tot samenwerking met verwijzers en andere aanbieders kan deze een functie hebben. De diagnose hoeft niet vermeld te worden in de communicatie naar gemeente m.b.t. de beschikking of de facturatie. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om diagnose informatie te raadplegen mocht er een materiële controle uitgevoerd worden.


Zijn er specifiek voor het LTA ook veelgestelde vragen?
De VNG heeft afspraken omtrent LTA gebundeld. Zie hiervoor: https://vng.nl/onderwerpenindex/jeugd/jeugdhulp/documenten


Is er met alle zorgaanbieders, incl. de Landelijke Aanbieders, afgesproken dat zij bij aanmelden zorg een productcode meegeven?
Regionaal geldt in ieder geval dat de zorgaanbieder zoveel mogelijk een code moet meegeven en anders minstens de algemene toekenningscode.


Hoe maken we gebruik van combinatieproducten?
Aan de hand van een voorbeeld komt dit duidelijk in beeld;
Dagbehandeling is in onze huidige inkoop een product dat is gecombineerd door een product uit de categorie 1.06 Behandeling te combineren met een product uit 1.07 Dagbesteding. Idealiter is een aanbieder voor beide onderdelen gegund. Ons inziens is het echter op basis van één van de gegunde categorieën ook mogelijk om het combinatieproduct te leveren. Dit omdat de combinatie van producten vooraf bij inschrijving niet was uitgeschreven en zodoende in de inschrijvingen niet als dusdanig is meegenomen. Contractueel laten we het combinatieproduct vallen onder de gegunde categorie, in dit geval 1.06 behandeling. Administratief wordt de combinatie gehanteerd zoals voorgeschreven, dus een inzet op zowel het product behandeling als het product dagbesteding. U kunt dan beide producten schrijven voor een combinatieproduct. Van belang is om in de administratie helder te maken dat het gaat om dagbehandeling en dus het combinatieproduct is ingezet.
Mocht men niet ingeschreven zijn op een bepaald combinatie product dan kan dat alsnog tijdens de inschrijfmomenten in 2019, zodat administratief ook alles goed verwerkt kan worden.


Is er voor perceel 1 Jeugd een gezamenlijke budgetindicatie of betreft het een budgetindicatie per inkoopcategorie?
Perceel 1 Jeugd betreft één budgetindicatie voor het gehele perceel. Er gelden dus geen aparte budgetindicaties per inkoopcategorie. Wel is het zo dat het budget wat per categorie is toegewezen onderling uitwisselbaar is per gemeente indien u als zorgaanbieder gegund bent voor meerdere gemeenten (alleen de gemeenten waar u voor gegund bent).


Wat zijn de afspraken over wachttijden/wachtlijsten?
Wachtlijsten en/of wachttijden in de zorg zijn natuurlijk nooit fijn. Voor een goede en snelle toewijzing van de zorg is het van belang dat er duidelijkheid is over eventuele wachttijden en -lijsten. Om hier concreter invulling aan te geven zijn er een aantal contractafspraken waar de zorgaanbieder aan gehouden is. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar het inkoopdocument op de pagina: Inschrijven zorgaanbieders 2019.


Wat moet ik doen als de productie afwijkt van de vastgestelde budgetindicatie?
De zorgaanbieder is verantwoordelijk voor de monitoring van zijn uitnutting (productie). Als u constateert dat uw productie afwijkt van de vastgestelde budgetindicatie, door overproductie (of dreigende) dan is het belangrijk dat u contact opneemt met Inkoop en Monitoring Utrecht West (via monitoring@inkooputrechtwest.nl). Gekeken wordt wat de reden is van de afwijkende uitputting en in een gesprek zullen nieuwe afspraken worden gemaakt en zal worden gekeken naar het herschikken van de budgetindicatie.

Is het mogelijk om bij begeleiding ambulant indirecte tijd te registreren/ declareren?
Nee, de indirecte tijd die voor bepaalde cliënten wordt besteed dient niet vastgelegd te worden ten behoeve van de declaratie. Enerzijds dringt dit de administratieve lasten terug, anderzijds wordt door middel van het tarief voor de vastgelegde directe tijd vergoeding verkregen voor de benodigde indirecte tijd. Meer informatie over tijdschrijven is te vinden in bijlage E. Deze is te vinden op de pagina Inschrijven zorgaanbieders 2019.


Hoe kan ik factureren/declareren bij de gemeenten in de regio Utrecht West?
Alle gemeenten in Utrecht West zijn aangesloten op het GGK, daarmee is het voor de gemeenten mogelijk digitaal berichten te sturen en ontvangen. Declareren via het berichtenverkeer is conform het inkoopdocument verplicht als zorgaanbieder. U dient met uw AGB code daarom te zijn aangesloten op Vecozo. Mocht u nog niet zijn aangesloten op Vecozo dan kan dit door hier te klikken.
Wanneer u geen software heeft om via Vecozo te declareren dan kunt u hiervoor een softwarepakket naar keuze aanschaffen. Vanuit de VNG is er echter ook een berichtenapp ontwikkeld welke tot 1 mei gratis kan worden gebruikt. Vanaf 1 mei wordt deze app overgenomen door softwareleverancier Zilliz. Zilliz stelt de app vanaf deze datum tegen een gereduceerd tarief beschikbaar.


Dient de facturatie naast de betreffende gemeente ook nog naar een regiogemeente te worden gestuurd?
Nee, u dient de factuur/declaratie enkel in bij de gemeente waar de betreffende cliënt woonachtig is (op basis van het woonplaatsbeginsel).


Binnen welke termijn moet ik mijn facturen/declaraties indienen?
De facturen/declaraties moeten binnen vier weken na afloop van de periode door de aanbieder worden ingediend.
Periode: de geleverde zorg per kalendermaand

Ik heb een gunningsbrief voor 2019 ontvangen maar nog geen contract. Wanneer ontvang ik deze?
U krijgt geen contract toegestuurd. Als u als zorgaanbieder een gunningsbrief heeft ontvangen vormt dit samen met de ingediende akkoordverklaring en de eigen verklaring het contract met de regio Utrecht West. In de gunningsbrief die u heeft ontvangen staat dit ook toegelicht.


Hoe kan ik een contract sluiten voor cliënten in het kader van zorgcontinuïteit?
Het sluiten van een contract in het kader van zorgcontinuïteit houdt in dat een afspraak gemaakt dient te worden voor een cliënt die al bij een betreffende zorgaanbieder (zonder contract) in zorg was en tussentijds onder de gemeentelijke verantwoordelijkheid van Utrecht-West komt te vallen, bijvoorbeeld door een verhuizing of wijziging in voogdij.
In eerste instantie zal bekeken worden of overplaatsing mogelijk is naar een aanbieder, waarmee wel een contract is gesloten. Is dit echter onmogelijk dan blijft de cliënt bij de huidige aanbieder in zorg en wordt gebruik gemaakt van het eerstvolgende instroommoment. Het contract gaat dan met terugwerkende kracht in. Uitgangspunt hierbij is dat de standaardvoorwaarden en -tarieven gelden zoals deze door Utrecht-West zijn vastgesteld. Enkel in uitzonderlijke gevallen en voldoende aanwezige bewijsstukken kan hiervan worden afgeweken. Meer informatie is te vinden via de pagina zorgcontinuïteit.


Wie valt er onder de verantwoordelijkheid van een hoofdbehandelaar en is daar een BIG-registratie voor nodig?
Het in te zetten ondersteunend mbo geschoold personeel werkt altijd onder verantwoordelijkheid van een hoofdbehandelaar.
Voor psychologen en orthopedagogen is het niet nodig een BIG registratie aan te vragen. Mocht er naast deze beroepen een basisberoep worden beoefend, is een BIG registratie wel nodig. Via de volgende link hierover meer informatie.


Hoe kan ik een contract krijgen met de regio Utrecht West voor 2019?
Inschrijven voor, of het wijzigen van, een overeenkomst met de regio Utrecht West gemeenten kan niet tussentijds. Wel worden er in 2019 vier inschrijvingsmomenten georganiseerd (net zoals in 2017 en 2018). U kunt uw organisatie dan inschrijven met de daarvoor bestemde inschrijfdocumenten. Meer informatie over het inschrijven en op welke momenten dit kan, kunt u vinden op de pagina Inschrijven zorgaanbieders 2019.

Is er met alle zorgaanbieders, incl. de Landelijke Aanbieders, afgesproken dat zij bij aanmelden zorg een productcode meegeven?
Regionaal geldt in ieder geval dat de zorgaanbieder zoveel mogelijk een code moet meegeven en anders minstens de algemene toekenningscode.


De gecontracteerde zorgaanbieders staan aangegeven op inkoopcategorie, betekent dit dat de zorgaanbieder ieder product binnen de inkoopcategorie mag leveren?
Zorgaanbieders worden gecontracteerd op categorie, alle hieronder vallende producten mogen zij vanuit de inkoop aanbieden/leveren.
Om een goede toewijzing te kunnen doen wordt er wel bij de zorgaanbieder opgevraagd welke producten zij aanbieden binnen de categorie, zodat bij het zoeken naar de juiste hulpverlener gerichter kan worden gekeken naar het aanbod.


Wat zijn de nieuwe productcodes en tarieven voor 2019?
Alle informatie over productcodes en tarieven voor 2019 is te vinden via de pagina Tarieven en Productcodelijsten. Op deze pagina zijn ook de productcodes en tarieven uit de eerdere jaren te vinden.

Waar kan ik de tarieven voor 2019 vinden?
Deze zijn te vinden op de pagina Tarieven en productcodelijsten.


Welke kosten zitten er in bijzondere pleegzorg?
In artikel 5.3 van de Jeugdwet staat het volgende over bijzondere pleegkosten;
‘de vergoeding van bijzondere kosten die de pleegouder maakt ten behoeve van de jeugdige, waaronder de gevallen waarin bijzondere kosten worden vergoed.’
In de Regeling Jeugdwet is door het Rijk bepaald dat onder bijzondere kosten in ieder geval wordt verstaan: incidentele hoge medische kosten, reiskosten in verband met een omgangsregeling waarvoor het basisbedrag niet toereikend is en kosten voor een aanvullende verzekering.
Verder is het aan de gemeenten om aanvullende afspraken te maken over welke kosten wel en niet onder de bijzondere kosten vallen.


Welke kosten zitten er in pleegzorg?
De kosten van pleegzorg zijn opgebouwd vanuit een basisbedrag en een verpleegvergoeding.
Voor de kosten van de verzorging en opvoeding van het pleegkind is een basisbedrag afgesproken in de regeling Jeugdwet, welke in het tarief is verwerkt. Naast de reguliere kosten voor pleegzorg kunnen er bijzondere kosten worden gemaakt. Hiervoor is een apart product opgenomen.

Hoe is vervoer geregeld voor jeugd producten in Utrecht West?

Vervoer voor jeugd is niet los ingekocht. In de inkoop 2017-2019 is opgenomen dat vervoer voor drie inkoopcategorieën onderdeel is van het tarief, daarmee zijnde een all-in-tarief.

Vervoer is inbegrepen bij:
• 1.05 Begeleiding Jeugd Ambulant (alle vormen, ook in combinatie met andere zorgvormen);
• 1.06 Behandeling Jeugd Ambulant (alle vormen, ook in combinatie met andere zorgvormen);
• 1.07 Dagbesteding (alle vormen, ook in combinatie met andere zorgvormen).


NB: Bij Dagbehandeling wordt verstaan dat vervoer inclusief is, gezien het feit dat hier ook het onderdeel Behandeling Jeugd Ambulant wordt toegepast.
Voor Begeleiding en Behandeling Jeugd Ambulant wordt geacht dat dit op locatie van de jeugdige plaatsvindt, waardoor er in principe geen vervoer nodig is. De reistijd en reiskosten die een medewerker van een zorgaanbieder maakt om naar een cliënt toe te gaan moeten dus worden bekostigd uit de toegekende begeleiding- of behandelingsuren. Hier mag geen extra tijd voor worden geschreven aangezien het indirecte tijd betreft.

Wanneer er wel vervoer nodig is, bijvoorbeeld bij dagbesteding, dan ligt de verantwoordelijkheid in eerste instantie bij de ouders om dit te regelen en zelf te betalen. Mochten ouders dit niet kunnen en er geen verzorger(s), mantelzorg of andere vormen van vervoer vanuit de omgeving van de cliënt georganiseerd kan worden, zal de zorgaanbieder zelf professioneel vervoer moeten regelen en bekostigen uit het tarief. Gemeenten zijn wel bereid om mee te denken in oplossingen voor vervoer (bijv. de inzet van leerlingenvervoer).

Algemene uitzonderingen op bovenstaande zijn:
• Medisch vervoer;
• Rolstoelvervoer;
• Kosten van vervoer die redelijkerwijs niet worden geregeld vanuit all-in-tarief.

Wanneer een van deze uitzonderingen naar mening van de zorgaanbieder van toepassing is dan dient de zorgaanbieder contact op te nemen met het lokale team van de gemeente, deze is beslissingsbevoegd als het gaat om het wel/niet maken van uitzonderingen.